公文写作,是机关、企事业单位最常用的文字类文书,公文的好坏,可以反应一个单位的文字水平,所以这个提问很有针对性,也很实用。我愿意将自己的多年的经验与大家分享。
一、单位常用的公文种类
公文种类很多,举几种常用的吧。
第一,通知。通知是公文中用得最多的公文。有会议通知、事务性的通知、印发文件的通知,发布规章制度的通知,转发上级文件的通知。通知主要是对下使用。
第二,会议纪要。这也是用得比较多的。 单位开会,有了决定事项,都需要用会议纪要。会议纪要可直接发给本单位参会人员或是需要执行的下级单位,也可用通知转发下级单位。
第三,报告类的。向上级汇报工作使用报告,比如述职报告、工作情况报告、可行性研究报告、专项报告、综合报告等,种类很多,就不一一列举了。
第四,请示。这是专门对上级使用的一种公文,机关用的多,一般的企业很少用。请示必须是一事一请示,同一个请示不能请示几个事项。
第五,总结。这是几乎所有职场人士都需要用到的。总结有单位总结、部门总结、个人总结,单项工作总结,综合性的总结。总结的用途也是比较广泛的。
第六,简报。这也是很多单位常用的,虽然不属于公文种类,但也是一种比较常见的文书。
二、如何写好公文
说老实话这是个大题目。如果分类来讲,就太多了,我还是说要点吧。
第一,要有扎实的文字功底。写公文,没有扎实的文字功底,是无法胜任这个工作的,目前很多单位都在反映笔杆子难找,那些中文系的同学可是大有用武之地了。
第二,有很强的的文字综合能力。各种公文的格式基本上是固定的,万变不离其宗。比如通知,就要写清楚通知的单位、内容、时间、人员、要求等内容。对于报告总结等,要高度提炼观点,然后根据观点进行论证,这是最基本的。
第三,掌握第一手资料。写文章不能闭门造车,必须建立在详实的基础资料的分析、归纳总结和提炼上。特别是总结类的,没有资料就只能瞎编,那是不符合单位实际的。
第四,反复修改提炼。这是比较重要的一步。大家都说文章是改出来的这一点也不假。有时第一稿可能就是个资料整理,第二稿才是对资料的提炼,最终稿就是对资料的打磨和润色。
三、注意事项
第一,公文针对性很强。必须按照特定的种类来撰写。
第二,多写多练。开始失败了不怕,多锻炼就会应对自如了,关键还是要有写作的灵感和悟性。
第三,不要用写散文的方式写公文。很多中文系出来的学生容易有这种毛病。
第四,多向单位的老同志学习、请教,这是快速提高最有效的方式。
总之,公文写作不是一篇问答就能解决的,需要个人去多学习、多琢磨,实践出真知。
一个搜索软件,一次搜索200篇范文,可任意复制,小白秒变公文高手。
假设现在你是一名教师/银行职员/公司职员接到一个任务,写一个年终总结的发言稿/年度总结/通知,而且你从来没有写过文章,怎么办?
你当然需要海量优质的范文,这时你打开了我推荐给你的超级办公神器,其实你就是打开常见的Word或者WPS,见下图:
通过简单的几个操作,瞬间就得到了200篇以上的范文,这可让悬着的心稍微轻松一下。毕竟范文到位,可以节省很大的工作量。平时要收集范文、下载范文,那不不是一件简单的事情,费事费力还费钱。
4个步骤,200篇范文到位,这是软件的第一个超级功能。不服来战。
现在,通过对比选择1到2篇还不错的范文复制到word当中:
接下来,需要进行格式修改、排版,增加数据、金句等。
点击“公文标题”,自动设置标题格式后,效果图如下:
通过同样的一键操作,非常方便的可以设置字体格式:
一键排版效果如下图:
通过检查发现,自动排版的效果还是很不错的。
写作就是复制和粘贴吗?当然不是。你还得根据具体的场景增加一些金句、提纲、数据,也可以综合多篇文章进行取长补短。
通过软件搜索,可以轻松的解决没有素材、没有名言金句的问题。
以责任为例,搜索素材见下图:
最后,需要进行校对和检查。既然是发言稿,那么读一遍更加贴合实际,试试朗读校对功能。
除了朗读校对,还可以电脑自动联网校对,发现错误:
如果是格式上出现多余的空格、空行等,可快速清除:
掌握了以上的快捷技巧,就已经不是职场小白了,因为背后是海量的素材库、模板库、正确的格式,我敢说很轻松的比写了十几年的老司机还要高效。
但这只是开始,真正要成为高手,必须要建立自己的素材库、知识库。
比如下面的图:
真正有效的笔记和摘录,是能够进行双向链接,建立知识图谱和高效知识复用的,也就是让收集的知识建立联系,构建网络,不仅仅搜索,而是第二大脑。
同时,通过插件自带的本地素材库功能,可以快速提高资源使用的效率:
到此为止,即使完全不知道公文格式,也能通过软件编排出一篇基本没有错误的文章,接下来还是要学习一些常见的公文格式。
1.国家标准到底是什么?
关于最新的标准的要求,非常重要,只有掌握了这个,才对自己的设置有信心。
2.页面设置
3.字体设置
说明一下,要求是“仿宋”,有的人分不清用方正GBK(兼容GB2312)还是GB2312,其实都可以的。建议用方正gbk字体。
(欢迎指正)
4.标题形状---只采用正梯形或倒梯形
5.常见错误----标点符号使用错误
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